الارتباط التنظيمي ترتبط بإدارة الشؤون الإدارية.
الهدف العام
القيام بأعمال متابعة المعاملات الواردة والصادرة حسب توجيهات الوزير أو مدير عام المكتب.
المهام
- متابعة الأوراق التي يوجه الوزير أو مدير عام المكتب بمتابعتها داخل الوزارة وخارجها عن طريق اتصالات هاتفية مجدولة حسب درجة الأولوية والاستعجال والأهمية لكل موضوع مع الأخذ في الاعتبار الزمن المنطقي الذي يتطلبه الإجراء المطلوب لكل موضوع من قبل الجهة المحال إليها.
- إجراء اتصالات هاتفية تذكرية بالنسبة للموضوعات التي تحتاج إلى تجميع معلومات وإعداد تقارير للقاءات أو مؤتمرات مستقبلية.
- اتباع إجراءات المتابعة بالنماذج الخاصة بها.
- استخدام الحاسب الآلي في عملية المتابعة وذلك عن طريق النموذج رقم (4) الذي سيكون جزءًا من نظام الحاسب وكذلك نموذجي المتابعة (8أ) و( 8ب).
- إبلاغ مدير عام المكتب بالأعمال التي تمت متابعتها ونتيجة المتابعة بصفة مستمرة.
- إعداد خطاب متابعة أعمال بتوقيع الوزير أو مدير عام المكتب حسب الحالة عند تأخر الجهة المحال إليها الموضوع في اتخاذ الإجراء في حدود الزمن الذي يتطلبه وذلك بعد استنفاد عملية المتابعة بواسطة الاتصالات الهاتفية لمرتين على الأقل
- إتلاف صور وجداول متابعة الموضوعات بعد إنجاز الجهات المعنية للموضوعات التي تمت متابعتها.
- القيام بأي مهام أخرى تكلف بها.